Оригинал документа обычно выдается в единственном экземпляре. Чтобы сохранить оригинальный бланк у себя при подаче документов в миграционную службу, при обращении в государственные и муниципальные ведомства, при защите в суде или в иных случаях, можно представить заверенную копию. Только заверение копий через нотариуса приравнивает их содержание к оригиналу, позволяет использовать как доказательство при защите или подтверждении прав.

     Обычно нотариус заверяет копию только при представлении оригинального бланка. Можно заказать удостоверение копии с целого документа либо выписку его отдельных частей (например, при наличии в бланке нескольких самостоятельных решений, не связанных между собой). В исключительных случаях допускается заверять копии с копий документа, если они ранее были удостоверены через нотариат либо иным законным способом. 

 Заверение копий документов нотариусом осуществляется по следующим правилам:

• Чтобы заверить копию, в нотариальную контору нужно представить исходный бланк, так как будет сверяться их идентичность;
• Запрещено заверять копии, если представленный бланк содержит исправления, подчистки, приписки, иные не оговоренные правки в тексте или форме;
• Нельзя заверить документ, если текст в нем выполнен карандашом;
• Нотариус откажет в удостоверении копии, если оригинал документа ветхий, содержит нечитаемый текст, стертые печати и подписи;
• Нельзя заверить копию, если нарушена целостность оригинального бланка (например, если есть надрыв либо документ полностью порван на отдельные части);
• Запрещено заверять копию документа об образовании, если он не содержит обязательных реквизитов (серии, регистрационных номеров и т. д.);
• Не заверяются копии с оригиналов на иностранном языке, так как нужно предварительно сделать их нотариальный перевод;
• Количество копий, которое можно заверить с одного оригинального бланка, законом не ограничено и зависит только от желания заявителя. Более того, можно неоднократно обращаться к нотариусу для повторного заверения копии того же документа, если возникла такая необходимость.

     При обращении в нотариальную контору будет осуществляться проверка возможности удостоверения копии. При возникновении сомнений в подлинности или целостности исходного бланка нотариус обязан отказать в заверении. Заверяя копию, нотариус только гарантирует ее идентичность представленному оригиналу. Поэтому заверение копий не подтверждает законности текста оригинала и соответствия его содержания действительности. Также в компетенцию нотариуса не входит проверка и подтверждение личности и полномочий участников оригинального документа. Обратиться за заверением копии может не только владелец оригинального документа, но и иное лицо. Однако для совершения нотариальных действий с паспортом обязательна личная явка его владельца. При обращении граждан или представителей организаций нотариус проверяет их личность и дееспособность, возможность заверения копий по указанным выше критериям.